La Direction des Affaires Financières
- Attributions et organisation
Conformément au décret N°2008 -864/PRES/PM/MCE du 30/12/2008 portant organisation du Ministère des Mines des Carrières et de l’Energie, la Direction de l’Administration et des Finances (DAF) s’est vue confier un certain nombre d’attributions. Ainsi, aux termes de l’article 38 dudit décret elle a reçu les attributions suivantes :
- élaborer le projet de budget du Ministère ;
- élaborer le budget programme du Ministère, en collaboration avec les autres directions ;
- préparer les documents relatifs aux débats budgétaires à l’Assemblée Nationale ;
- préparer les passages du Ministère devant les commissions budgétaires ;
- présider les commissions de réception ;
- gérer le matériel de fonctionnement du ministère ;
- tenir la comptabilité des biens meubles et immeubles du ministère ;
- tenir le livre journal d’inventaire du Ministère ;
- gérer les missions des structures centrales du Ministère.
Afin d’assurer au mieux la mission à elle confiée, ces différentes attributions ont été reparties entre les différents services de la DAF conformément à l’arrêté N°2009/09-226/MCE/SG/DAF du 05/10/2009 portant attributions, organisation et fonctionnement de la Direction de l’Administration et des Finances (DAF). Aux termes de cet arrêté, la DAF est composée outre le secrétariat des services ci-après :
- le Service de la Programmation Budgétaire ;
- le Service de l’Exécution Budgétaire ;
- le Service des marchés ;
- le service du patrimoine.
Il faut cependant noter que pour des raisons tenant à l’insuffisance de locaux et de personnel le Service de la Programmation Budgétaire n’est pas encore fonctionnel. Ses attributions sont provisoirement assurées par les autres services de la DAF.Le Service de l’Exécution Budgétaire est chargé de :
- la participation à l’élaboration des avant projets de budgets ;
- la participation à l’élaboration des avant projets de budgets du Fonds d’équipement de la direction Générale des Mines, de la géologie et des carrières ;
- l’engagement et de la liquidation des dépenses ;
- la délivrance des reçus de demande de liquidation ;
- l’établissement des certificats pour paiement ;
- l’initiation des demandes de déblocage de fonds ;
- la justification des dépenses;
- le suivi de l’exécution du Fonds d’Equipement de la Direction Générale des Mines, de la Géologie et des Carrières ;
- la préparation de la certification des factures ;
- la préparation des rapports d’exécution du budget ;
- la gestion des comptes et de la caisse de menues dépenses ;
- le suivi de l’exécution des budgets des structures rattachées ;
- l’archivage des dossiers.
Le Service des marchés est chargé de :
- la participation à l’élaboration des avant projets de budgets ;
- la participation à l’élaboration des avant projets de budgets du Fonds d’équipement de la direction Générale des Mines, de la géologie et des carrières ;
- l’élaboration du plan de passation des marchés de la direction ;
- l’élaboration des dossiers d’Appel d’Offres et de demandes de prix ;
- la participation aux travaux de Commission d’Attribution des Marchés ;
- la participation aux commissions de réception provisoires et définitives ;
- la rédaction des procès- verbaux des travaux des commissions d’attribution et de réception ;
- le suivi de l’exécution des marchés publics ;
- l’archivage des documents relatifs aux marchés.
Le service du patrimoine est chargé de :
- la participation à l’élaboration des avant projets de budgets ;
- la participation à l’élaboration des avant projets de budgets du Fonds d’équipement de la direction Générale des Mines, de la géologie et des carrières ;
- la gestion du patrimoine mobilier et immobilier, des stocks de matières et fournitures de façon générale ;
- du suivi de tous les mouvements affectant les biens du ministère ;
- l’entretien des véhicules, du matériel et du mobilier ;
- la propriété et la sécurité des locaux ;
- l’immatriculation et la visite technique des véhicules ;
- la tenu du livre journal d’inventaire ;
- le suivi des consommations d’eau, d’électricité et de téléphone ;
- la tenu du livre journal de gestion du carburant ;
- l’inventaire annuel de tous les biens meubles et immeubles ;
- le suivi de l’exécution des contrats bail et de la certification des factures de location ;
- la tenue de la comptabilité matière ;
- l’archivage des documents.
2- Objectifs et activités de la DAF
La DAF s’est fixé comme objectif global d’assurer une gestion optimale des ressources financières et matérielles. Cet objectif global est décliné en sous objectifs soutenus par des activités à l’issue desquelles des résultats sont attendus.
Les objectifs et les activités de la DAF sont résumés dans le tableau ci-après.
| N° | Sous objectifs | Activités | Échéances | Résultats attendus |
| 1 | Production à bonne date de l'avant projet de budget du département | 1.Collecter les expressions de besoins des services 2.Elaborer le projet de budget du ministère 3.Reproduire le projet de budget en 45 exemplaires | Mai-juin | Le projet de budget du ministère est élaboré et transmis dans les délais |
| 2 | Production à bonne date du plan de passation des marchés | 1.Programmer les dépenses selon la nomenclature budgétaire 2.Saisir les informations sur SIMP 3.Transmettre le plan de passation à la PRM dans les délais | Mai-juin | le plan de passation des marchés est élaboré et transmis dans les délais |
| 3 | Contribution à l'élaboration du budget programme 2012-2014 du ministère | Elaborer le document en collaboration avec la DEP | Mai-août | Le budget programme 2012-2014 du ministère est élaboré en collaboration avec la DEP |
| 4 | Préparation du passage du ministère devant la Commission budgétaire | 1.Préparer la note de présentation pour le passage devant la commission technique d'arbitrage 2.Préparer la note de présentation pour l'arbitrage au niveau ministériel | juillet | Le passage du ministère devant la Commission budgétaire est préparé |
| 5 | Préparation du passage du ministère devant la Commission des Finances et du Budget de l'Assemblée Nationale (COMFIB) | 1.Préparer les éléments de réponses au questionnaire de la COMFIB 2.Reproduire le document en 45 exemplaires 3.Préparer la note de présentation du Ministre devant la COMFIB | Septembre | Le passage du ministère de la Commission des Finances et du Budget de l'Assemblée Nationale (COMFIB) |
| 6 | Respect du plan de déblocage de fonds | 1.Envoyer des lettres de rappel aux responsables des structures rattachées et chefs de projets 2.Préparer les dossiers de demande de déblocage de fonds 3.Suivre le traitement des dossiers dans le circuit | Janv-déc | Le plan de déblocage de fonds est respecté |
| 7 | Exécution des dépenses éligibles à la régie d'avances | 1.Gérer les missions à l'extérieur du Burkina des structures centrales 2.Gérer les abonnements aux journaux et revues 3.Contribuer à la gestion des formations 4.Contribuer à la préparation des CASEM 5.Contribuer à la gestion des activités du CMLS | Janv-déc | Les dépenses éligibles à la régie d'avances sont exécutées |
| 8 | Exécution du Plan de Passation des Marchés | 1.Elaborer les dossiers d'appel d'offres pour l'acquisition de biens et services sur le budget de l'Etat et saisir sur SIMP
2.Elaborer les PV/CAM, PV d'analyse des offres et PV de délibération
|
1.Nov- mai
2.nov. mai
3.nov-mai | 1.Les dossiers d'appel d'offres sont élaborés et saisis sur SIMP 2.Les PV/CAM, PV d'analyse des offres et PV de délibération sont élaborés
3.Les contrats sont élaborés 4.Les dossiers sont engagés et liquidés 5.Les dossiers sont suivis |
| 9 | Gérer les missions à l'intérieur du Burkina des structures centrales | 1.Préparer le dossier de demande de virement des frais de mission 2.Elaborer les ordres de mission 3.Gérer le carburant des missions | Janv-déc | Les missions à l'intérieur du Burkina des structures centrales sont gérées |
| 10 | Gérer la caisse de menues dépenses | Gérer les menues dépenses des structures centrales | Janv-déc | La caisse de menues dépenses est gérée |
| 11 | Elaborer le plan de déblocage des fonds du département | 1.Elaborer et transmettre le projet de plan de déblocage au MEF 2.Organiser le passage du ministère devant la commission d'arbitrage des plans de déblocage | sept | 1.Le plan de déblocage des fonds du département est élaboré 2.Le passage du ministère devant la commission est préparé |
| 12 | Tenue de la comptabilité des biens meubles et immeubles | Enregistrer les acquisitions de matériel selon la nomenclature de la comptabilité matière. | Janv-déc | La comptabilité des biens meubles et immeubles est tenue |
| 13 | Tenir le livre journal inventaire | 1.Constater les entrées et les sorties de stock 2.Elaborer trimestriellement l’inventaire du matériel et des fournitures | Janv-déc | Le livre journal inventaire est tenu |
| 14 | Traitement sans erreurs et dans les délais les dossiers financiers | 1.Vérifier minutieusement les dossiers préparés 2.respecter les délais de traitement des dossier | Janv-déc. | Les dossiers financiers sont traités sans erreurs et dans les délais |
| 15 | Production des rapports d'exécution physique et financiers du budget dans les délais | 3.Produire les rapports d'exécution physique dans les délais 2.Produire le rapport d'exécution financier dans les délais | Janv-déc | Les rapports d'exécution physique et financier du budget sont produits dans les délais |
| 16 | Gestion du patrimoine mobilier et immobilier, des stocks de matières et de fournitures | 1.Veiller à la propriété et à la sécurité des locaux du département 2.Suivre l'entretien du matériel et mobilier 3.Mettre le matériel et le mobilier à la disposition des services | Janv-déc | Le patrimoine mobilier et immobilier, les stocks de matières et de fournitures sont gérés et sécurisés |
| 17 | Contribuer à la préparation de toute manifestation relevant du ministère | Participer à l'organisation de la manifestation | Janv-déc | La Contribution à la préparation de toute manifestation relevant du ministère est effective |